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Continuando a falar sobre como melhorar nossa relação com os dados do nosso negócio iremos demonstrar como utilizar a ferramenta subtotais.
Uma situação bastante comum quando queremos obter informações sobre um período de tempo, por exemplo, um relatório para balanço mensal, é a necessidade de totalizar valores, por produto, por vendedor, por cliente, por loja, enfim por qualquer critério que possamos necessitar.
Para facilitar isso utilizaremos à ferramenta subtotais aplicados a uma planilha simples.
Desejamos saber qual o total de vendas de cada produto.
Para isso começamos á ordenar a planilha por ordem crescente de produtos, selecione o intervalo de dados e depois clique no Menu / Dados / Classificar.
Na tela que segue, na primeira caixa de listagem, onde está escrito “Classificar por”, podemos notar que seu conteúdo assumiu os rótulos das colunas, selecionamos a opção Descrição, e clicamos no botão OK para que os produtos fiquem agrupados.
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Agora que já ordenamos os dados apropriadamente clicamos no Menu / Dados /Subtotais.
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Nesta tela que aparece, na primeira caixa de listagem onde diz “A cada alteração em” selecionamos a opção Descrição.
É por esse motivo que antes de aplicar os Subtotais nós ordenamos os dados em ordem crescente por descrição, a intenção é que os itens fiquem agrupados, se não fizermos isso, os valores apresentados nos subtotais estarão errados.
Na caixa de listagem “Usar Função” selecionamos a opção Soma.
Na caixa de listagem “Adicionar subtotal a:”, selecionamos a opção Quantidade.
Depois clicamos no botão OK.
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Sua tela deve estar assim:
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Observe que do lado esquerdo foi adicionada uma barra e também que no final da lista de cada item, o Excel adicionou uma linha com o total.
Experimente clicar nos números da barra na lateral esquerda, observe que o nível da lista muda. Esta é uma maneira e gerar relatórios e cálculos de uma forma prática e rápida.
Para voltar ao estado anterior da planilha clique em Menu / Dados / Subtotais e na tela seguinte clicar no botão “Remover Todos”.
Bom Trabalho!
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